Jeśli kiedykolwiek organizowałeś event albo konferencję, wiesz, że nie wszystko przebiega zgodnie z planem. Musisz stawić czoła nowym wyzwaniom. Sprawdź, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Określ cel i format wydarzenia
Wydaje się to dość oczywiste, ale warto podejść krytycznie do zagadnienia. Sformułuj cel wydarzenia tak szczegółowo, jak to tylko możliwe. Zastanów się, czy chcesz przekazać wiedzę uczestnikom, docenić partnerów biznesowych, czy zebrać fundusze na konkretne przedsięwzięcie. Wybierając format wydarzenia, zwróć uwagę na cel, termin i czas trwania, podział ról w zespole, układ sali, dźwięk i catering.
Przygotuj plan działania
Przygotowując plan, uwzględnij logistykę, wystąpienia prelegentów i promocję wydarzenia. Pamiętaj, by udostępnić go każdemu członkowi zespołu. W ten sposób może sprawdzić, jakie zadania przydzieliłeś poszczególnym osobom. Zyska też ogólny obraz organizacji eventu.
Najpierw stwórz listę głównych zadań, a następnie je sprecyzuj w postaci konkretnych kroków, które należy wykonać. Wyznacz ramy czasowe na poszczególne działania. Do planowania możesz użyć szablonów Google. Przydadzą Ci się też takie programy jak Asana, Trello i Excel.
Zaplanuj budżet
Planując budżet, zwróć uwagę na listę zadań. Pamiętaj też, by doliczyć do niego około 10-15%. Dodatkowe środki przydadzą Ci się w sytuacjach kryzysowych albo nieprzewidzianych. Warto pomyśleć o takich rzeczach wcześniej i przygotować się do nich finansowo.
Budżet powinien również uwzględniać logistykę wydarzenia (czas trwania, miejsce, liczba uczestników, personel, promocja), niezbędne oprogramowanie do zarządzania zespołem, catering, sprzęt audiowizualny, dekoracje i udogodnienia.
Sprawdź lokalizację
Organizując konferencje w Krakowie, zawsze osobiście sprawdzaj sale. Sprawdź, czy pomieści wszystkich uczestników. Zadaj menadżerowi lub właścicieli kilka pytań:
- Jak wygląda układ sali i ile osób może pomieścić?
- Jak można tutaj dojechać? Czy miejsce jest dobrze skomunikowane z resztą miasta?
- Czy w pobliżu znajdują się jakieś hotele?
- Czy ośrodek konferencyjny ma podpisaną umowę z firmą cateringową? Czy musisz o to zadbać we własnym zakresie?
- Czy w cenę wliczony jest sprzęt audiowizualny i możesz liczyć na wsparcie techniczne w czasie wydarzenia?
- Jaka jest polityka bezpieczeństwa?
- Jakie udogodnienia oferuje dany obiekt?
Zbuduj kampanię marketingową
Jeśli chcesz przyciągnąć potencjalnych uczestników, opracuj wyjątkową wizję wokół tematu wydarzenia i zbuduj wokół niego kampanię marketingową. Motyw powinien być związany z wcześniej wyznaczonymi celami i grupą docelową. Przygotowując strategię reklamową, weź pod uwagę różne kanały, takie jak prasa, telewizja, media społecznościowe. Możesz też wysłać maila z zaproszeniem do swoich subskrybentów.
Zbuduj relacje z uczestnikami wydarzenia
Przygotuj gadżety reklamowe dla uczestników, by przypomnieć im o marce. Możesz wręczyć długopisy, magnesy, segregatory, czy teczki z firmowym logo. Pamiętaj też, by zebrać informacje zwrotne. Poproś uczestników o wypełnienie formularza na końcu imprezy albo wysłanie go po powrocie do domu. Przygotowując formularz, uwzględnij różne aspekty wydarzenia, takie jak logistyka, prelegenci, lokalizacja i udogodnienia.
Niezależnie od tego, jakie wydarzenie organizujesz, bądź optymistą i nie bój się niespodzianek!
