Czy wiesz, że EDI to technologia, która jest z sukcesem rozwijana od ponad 40 lat? To dzięki niej firmy czerpią ogrom korzyści biznesowych, logistycznych i finansowych. O czym dokładniej mowa? Chodzi o elektroniczną wymianę danych. Dowiedz się, na czym polega EDI i co możesz zyskać dzięki wdrożeniu tego rozwiązania.
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych
Termin EDI (Electronic Data Interchange) oznacza elektroniczną wymianę danych. Chodzi o system, który umożliwia bezpośrednie, zautomatyzowane przesyłanie cyfrowych dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi. Jest on wykorzystywany głównie w sektorze B2B, a także w komunikacji B2G.
EDI umożliwia lub ułatwia wykonanie szeregu zadań, takich jak np.:
- natychmiastowe generowanie, wysyłka oraz przetwarzanie dokumentów, w tym np. faktur w formacie ustrukturyzowanym (np. XML czy EDIFACT), który pozwala na błyskawiczne procesowanie danych w systemach informatycznych;
- wymiana dokumentów między partnerami biznesowymi, np. sieciami handlowymi a dostawcami;
- dostarczanie dokumentów elektronicznych, np. związanych z dostawami czy planowaniem produkcji, co jest istotne we wszystkich branżach, a w szczególności w branży motoryzacyjnej i logistycznej;
- udostępnianie danych o produktach – np. stanów magazynowych.
Automatyzacja tych procesów i skrócenie czasu wymiany danych do absolutnego minimum przekłada się na wymierne korzyści biznesowe.
Co zyskuje przedsiębiorca dzięki EDI?
Wdrożenie EDI to rozwiązanie, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą wiele zyskać. Oto najważniejsze korzyści.
- Optymalizacja kosztów działalności. Wynika to m.in. z wyeliminowania papierowego obiegu dokumentów. Ich drukowanie pociąga za sobą ogromne koszty, a także jest nieekologiczne. Na zalety finansowe korzystania z EDI wpływa również automatyzacja procesów, która pozwala np. skierować pracowników do zadań bardziej zaawansowanych niż podstawowa obsługa dokumentacji.
- Zwiększenie wydajności. Kluczowe dane są przekazywane w czasie rzeczywistym – bez opóźnień, które mogłyby np. spowolnić realizację zamówień. Wszystkie transakcje można śledzić i monitorować na bieżąco – tak, aby podjąć działania bez zbędnej zwłoki. EDI minimalizuje też ilość popełnianych błędów i zwiększa precyzję przesyłanych danych, zwłaszcza w porównaniu z ich przetwarzaniem manualnym.
- Usprawnienie procesów korporacyjnych. Z EDI wszystkie podejmowane akcje stają się bardziej przejrzyste, co ułatwia koordynację działań pomiędzy wszystkimi partnerami. Taki stan rzeczy sprzyja również bardziej świadomemu podejmowaniu decyzji – począwszy od operacyjnych, związanych np. z uzupełnieniem zapasów produktów, aż po strategiczne, przynoszące długofalowe korzyści.
W jakich branżach jest wykorzystywana technologia EDI?
Elektroniczna wymiana danych to rozwiązanie, które znajduje zastosowanie w firmach o zróżnicowanych profilach działalności. Jest ono wdrażane m.in. w takich branżach jak:
- retail/FMCG – klientami są zatem np. sprzedawcy detaliczni, dostawcy, producenci, partnerzy serwisowi i tym podobni;
- TSL (transport, spedycja logistyka);
- automotive – z EDI korzystają np. producenci OEM czy dostawcy TIER 1-3;
- HORECA – EDI przydaje się np. sieciom restauracji, hotelom, firmom cateringowym i innym;
- produkcja odzieży, artykułów spożywczych;
- opieka zdrowotna/farmacja – korzystają z niego m.in. producenci leków/suplementów czy hurtownie farmaceutyczne.
Ponadto EDI jest stosowana w sektorze publicznym oraz stanowi duże ułatwienie dla firm prowadzących handel zagraniczny.
Jak wdrożyć EDI?
Skorzystanie z elektronicznej wymiany danych jest możliwe wyłącznie po uzgodnieniu określonych standardów technologicznych. Ich ujednolicenie to konieczność – tak, aby informacje mogły być wysyłane oraz odbierane bezbłędnie, płynnie i błyskawicznie. Jednym z elementów niezbędnym w tym procesie, z wyłączeniem obszaru B2G, jest indywidualny numer lokalizacyjny GLN.
Aby wdrożenie EDI przebiegło sprawnie, warto znaleźć zaufanego partnera, doświadczonego w tym obszarze. To najprostszy sposób na to, aby zacząć czerpać korzyści z elektronicznej wymiany danych.
