Organizacja konferencji przypomina maraton, a nie sprint. Tak więc, zanim zapoznasz się z poniższymi radami, przygotuj sobie filiżankę pysznej herbaty lub kawy. Pamiętaj, że każdy etap organizacji eventu jest niezwykle ważny. Przemyśl każdy krok. Zastanów się, jakie zasoby będą Ci potrzebne. Pomyśl, ile czasu musisz poświęcić na wykonanie danego zadania.
Podstawowe pytania
Chcesz zorganizować konferencję? Pamiętaj, że jest to poważne przedsięwzięcie. Dlatego najpierw odpowiedz sobie na kilka podstawowych pytań.
- Czy masz odpowiednie zasoby?
- Czy dysponujesz wystarczającym czasem?
- Czy inne osoby lub zespoły są lepiej przygotowane do tego zadania?
- Czy cel wydarzenia możesz osiągnąć w inny sposób?
Jeśli zdecydujesz się na organizację konferencji, zacznij wystarczająco wcześnie. W ten sposób unikniesz wielu niepotrzebnych nerwów. Najczęściej eksperci zalecają wdrożenie przygotowań przynajmniej pół roku przed wydarzeniem. W ten sposób zdążysz wszystko spokojnie zorganizować.
Profesjonalny zespół
Zbuduj zespół, któremu będziesz mógł oddelegować chociaż część zadań. Zdecyduj, w jaki sposób będziecie się komunikować. Sporządź też listę kontrolną z rozsądnym harmonogramem. Możecie razem poszukać miejsca, w którym zorganizujesz konferencję. Świetnie sprawdzi się sala konferencyjna Ice Kraków. Mieści się w nowoczesnym Centrum Kongresowym.
Proponowane są funkcjonalne i profesjonalnie wyposażone. Spełnią wszystkie Twoje potrzeby. Warto też zwrócić uwagę na dodatkowe usługi i pomieszczenia: zaplecze techniczno-magazynowe, gastronomiczne i komercyjne oraz strefę VIP, tłumaczenie symultaniczne, Masters Catering.
Wspólnie rozważcie jeszcze kilka następujących kwestii:
- Cel wydarzenia,
- Grupa docelowa,
- Czas trwania i data,
- Ogólny temat,
- Struktura konferencji,
- Elementy kształcenia ustawicznego i e-learning,
- Wystawcy,
- Prelegenci,
- Materiały promocyjne,
- Opłata za rejestrację.
Budżet
Pamiętaj, że Twoje wydatki będą się różnić w zależności od charakteru imprezy. Najczęściej trzeba wliczyć koszty związane z cateringiem, rozrywką, wynajęciem sali, wynajmem sprzętu audiowizualnego, artykułami papierniczymi, zakwaterowaniem i transportem. Jeśli musisz zwrócić się do sponsorów lub ubiegać się o dofinansowanie, zrób to wcześnie.
Zarządzanie logistyką
Organizując konferencję, pamiętaj o potrzebach uczestników. Wtedy łatwiej podejmiesz ostateczną decyzję. Zwróć uwagę nawet na najdrobniejsze szczegóły.
- Miejsce: czy potrzebujesz udogodnień z zakwaterowaniem i wyżywieniem?
- Transport: czy uczestnicy muszą podróżować, a jeśli tak, to jak daleko?
- Lokalizacja: czy Twoje wydarzenie odbywa się w kraju, czy za granicą?
- Sale konferencyjne: liczba i wielkość pomieszczeń, ustawienia miejsc siedzących,
- Sprzęt: tablice, flipcharty, Wi-Fi, sprzęt audiowizualny.
- Umowy: pamiętaj, by podpisać umowy ze wszystkimi usługodawcami.
- Rejestracja: w jaki sposób zarejestrują się uczestnicy?
- Termin rejestracji: wybierz konkretną datę, do której mogą się zgłaszać uczestnicy.
- Materiały biurowe: zeszyty, długopisy i karty identyfikacyjne.
Przygotuj program. Postaraj się w nim zawrzeć opis wydarzenia, jego cele, kluczowe informacje dla prelegentów, sesje, godziny ich rozpoczęcia i tytuły prezentacji.
